טופס

טופס של רשות המסים בארצות הברית

טופס הוא מסמך תבניתי המיועד לקליטת נתונים. לשם כך, טופס מכיל הוראות, כותרות או שאלות שלצידן חללים (שדות) למילוי. שדות הטופס עשויים לאפשר כתיבת מלל חופשי או לחייב בחירה מתוך רשימת ערכים. טפסים משרתים מגוון שימושים משרדיים, כגון הצהרות (למשל, שאלון פרטים אישיים), הזמנות של מוצרים ושירותים, פניות לרשויות ולמוסדות.

אטימולוגיה

מקור המילה "טופס" הוא מיוונית. המילה חדרה לעברית באמצעות לשון חז"ל.

יתרונות

יתרונותיו של טופס על פני מסמך הנכתב ללא תבנית:

• ממלאי הטופס נדרשים לכתיבה פחותה
• ממלאי הטופס מוּנְחים מהו המידע הנדרש ואינם צריכים להישען אך ורק על זכרונם או הבנתם
• אחידות הטפסים מקילה על עיבוד התוכן בידי הארגון

היסטוריה

בעבר טפסים היו מסמכי נייר מודפסים. הם מולאו בכתב יד או במכונת כתיבה. כאשר נדרש מילוים במספר עותקים, השתמשו בנייר העתקה שהונח בין עותקי הטופס, או שצילמו את הטופס הממולא במכונת צילום. כיום, במקום או לצד טופסי נייר משתמשים ארגונים רבים בטפסים ממוחשבים, שהינם חלק מממשק המשתמש של תוכנה. המידע הנקלט בטפסים ממוחשבים נשמר בבסיס נתונים וניתן לשולפו לפי הצורך ולהציגו שוב בטופס וכן לעבדו (למשל לצורכי חישובים, דוחות, תהליכים עיסקיים).

סוגי טפסים

גופים שונים מסמנים את הטפסים שהם מנפיקים במספרים לשם נוחות ארגונית, ואולם במקרים רבים הפך המספר שניתן לטופס לשם המזוהה עמו גם בציבור הרחב. כאלה הם למשל:

• טופס 4: המשמש בקשה לאישור חיבורו של בניין חדש לרשתות החשמל המים והטלפוניה
• טופס 17: המהווה התחייבות של קופת חולים להשתתף בהוצאות בעת הפניית חולה לאשפוז או לרופא מומחה
• טופס 106: הנערך על ידי המעביד ומכיל סיכום שנתי של המשכורת ששולמה לעובד
• טופס 630: טופס דיון ותלונה בדין המשמעתי בצה"ל
• UB40 (בריטניה): טופס דרישת דמי אבטלה (על שמו נקראת הלהקה UB40).
• DS160 (ארצות הברית): טופס בקשת ויזה לארצות הברית שלא לצורכי הגירה.

קישורים חיצוניים

• דניאל אציל‏, שאלת תם: מדוע נקרא "טופס 17" בשמו?, באתר וואלה!‏, 12 בנובמבר 2006